レジストレーション情報更新
レジストレーションカード又は宿泊者名簿と言いますが、登録情報を更新することです。
これはあまり他には知られていないフロントのお仕事です。
チェックイン・アウトが表に見える仕事であれば、情報更新は見えない裏の仕事と言えるでしょう。
チェックインやチェックアウト予約時等で得た情報を更新します。
更新内容は主に次の二つです。
- 予約情報
- 顧客情報
予約情報
到着時や出発時、電話やメール等で得た支払い情報や手配情報です。
主に当日の宿泊内容に関する情報なので宿泊プランの人数それぞれの名前登録、料金、特典、手配物、そして支払情報の詳細などです。
また宿泊人数もとても大事ですね、人の数が突然増えたり減ったりすれば宿泊プランの料金が変わる可能性があります。
また付随する特典の範囲（例えば朝食は大人2名までとか）や手配物の時間、支払い情報の登録・変更など宿泊に関わるあらゆる事を入力していく作業です。
ここで更新された料金設定は、１日の終わりの作業（バッチ）の時に完全に決定され、同時に計上されていきます。
料金に影響を与える作業なので正確にチェックする必要があります。
以下のポイントで確認しましょう。
名前
名字と名前のフルネーム、漢字やパスポート情報が正しいかどうかの確認。
違う部屋のお客さんとの混同が起きるなどの事故に繋がらないようにチェックイン時同様注意します。
人数
大人と子どもの内訳と
各ホテルで年齢による料金規格があるので子どもの年齢を確認。
部屋タイプ
予約の部屋タイプの確認。
喫煙禁煙（現在では禁煙のみのところが大多数ですが）
ダブルベッド、ツインベッドなどのベッドタイプ
トリプルやエキストラベッドなど
部屋の規模はホテルにより呼び方が異なりますが要はベッド数ですね。
あとは部屋の形や部屋からの眺望などが合っているかも確認。
泊数
泊数が減ったり増えたりしてないかを確認。
よくチェックイン時に「もう一泊できますか？」とか「今回出発日が変わりまして（減泊したい）」などで予定が変更する事があります。
特典
プランによって特典が付く事が多々あります。
一般的なのが朝食付きプラン。
旅館なんかは朝夕付きが多いですね。
レイトチェックアウトやアーリーチェックイン、最近ではホテルクレジットなんてものもあります。
ホテルクレジットとは一定の金額を設けてホテルで利用した料金に充てるシステムです。
例えばホテルクレジットが5000円で対象がルームサービス以外のレストランとします。
対象のレストランでの利用から5000円が割引となります。
ホテルにより処理方法が異なるので事前に確認しましょう。
精算方法
現金やクレジットカードなど支払いにちゃんと根拠がある事を確認しましょう。
クレジットカードの場合はカード番号、有効期間、オーソライゼーションを取得した場合は取得番号なども登録しましょう。
追加料金
エキストラベッドや駐車料金など別途請求があるかどうかを確認します。
顧客情報
こちらは顧客（お客さん）の個人情報の更新、所謂プロファイリングです。
またアレルギー情報や趣味趣向、各分野での履歴も記録としても残します。
個人情報の要素が特に濃い部分ですね。
具体的にフロントスタッフは次の情報を登録しておきましょう。
部屋タイプの趣向
特定の部屋タイプの好き嫌い等を記録します。
例えば”4”が付く部屋番号は避けたいみたいなお客さんとか。
逆に07番の部屋が大好きと言った特定の嗜好など。
アレンジ情報
いつも加湿器を部屋にセットする。
いつもバスマットをアレンジしているなど。
アップセル履歴
スイートの部屋を特別料金でアップセルした記録。
次回も買ってくれる可能性があるので参考になります。
領収書発行履歴
領収書発行時の宛名と但し書き。
スムーズなチェックアウトに役立ちます。
アレルギー情報
食物だけに留まらず、羽毛、金属アレルギー。
お連れ様情報
配偶者、子供、その他のお連れ様情報。
素行情報
暴言や虚言などの記録。
情報の収集でサービス力アップ
特に趣味趣向の細かな記録は
情報共有力はホスピタリティ業界の中でもホテルは高い潜在能力を持っており、特にラグジュアリー系のホテルではそれが“売り”となるのでとても重要な作業です。
またその他の情報は様々なセキュリティ上、重要な役割を果たします。
情報を正確にインプットしてサービス時にアウトプットするには毎日の積み重ねが大切ですね。
